Accéder à la gestion des utilisateurs
Connectez-vous à votre espace Avest.
Dans le menu latéral gauche, cliquez sur le nom de votre agence > paramètres
Cliquez sur Utilisateurs.
La liste des utilisateurs existants s’affiche.
Cliquez sur Ajouter un utilisateur
Ajouter un nouvel utilisateur
Depuis la page Utilisateurs, cliquez sur le bouton
Ajouter un utilisateur.Un formulaire s'ouvre.
Renseigner les informations de l’utilisateur
Si votre groupe compte plusieurs agences sur Avest et que le collaborateur a déjà un compte dans l'une d'elles, cliquez en haut de la fenêtre sur « Ajouter un utilisateur d'une autre agence du groupe » (voir la section plus bas).
Complétez les champs, tous obligatoires :
« Prénom » et « Nom »
« Email » : l'adresse depuis laquelle Avest enverra les emails au nom de l'utilisateur. Elle doit être validée (voir ci-dessous).
« Téléphone » : le numéro sert à la connexion.
« Intitulé du poste » : par exemple Négociateur ou Assistante commerciale.
Dans le tableau « Agences de rattachement », sur la ligne de votre agence, réglez :
l'« Accès » : Admin ou Standard ;
l'« Assignation des leads » : les leads que l'utilisateur recevra (Vente, Acquisition, Location / gestion). Il en faut au moins une : sans assignation, le bouton « Ajouter » reste grisé.
Si votre groupe compte plusieurs agences, cliquez sur « Ajouter une agence » pour rattacher dès maintenant le collaborateur à d'autres agences du groupe, avec pour chacune son accès et son assignation des leads. Seules les agences actives que vous administrez sont proposées. Le bas de la fenêtre indique dans combien d'agences l'utilisateur sera ajouté.
Cliquez sur « Ajouter ».
Valider l'adresse email de l'utilisateur
À la création, Avest envoie l'email de validation à l'adresse saisie et ouvre la fenêtre « Validez l'adresse email de … », qui rappelle ce que l'utilisateur doit faire :
Il reçoit un email en anglais de SendGrid, le service d'envoi d'Avest, avec pour objet « Please Verify Your Single Sender ». S'il ne le voit pas, il regarde dans ses spams.
Il transfère cet email à [email protected].
Une confirmation arrive sur sa boîte et sur celle de l'agence une fois l'adresse validée.
En plus de l'email de validation, le nouvel utilisateur reçoit un SMS et un email d'Avest qui lui expliquent quoi en faire. Une adresse déjà validée ne reçoit rien.
Cliquez sur « J'ai compris » pour fermer la fenêtre.
Info : si Avest n'a pas pu confirmer l'envoi de l'email de validation, un message vous le signale. Renvoyez-le alors depuis la fiche de l'utilisateur, section « Expéditeur de séquences emails ». Un nouvel envoi n'est possible qu'une heure après le précédent.
Compléter la fiche de l'utilisateur
Dans la page « Utilisateurs », ouvrez le menu « … » de la ligne de l'utilisateur, puis cliquez sur « Modifier ».
Vérifiez les informations saisies et complétez les informations restantes :
ajouter une photo (visible sur le site web pour les clients Avest Connect) ;
le statut « Salarié / agent commercial », modifiable par un administrateur ; choisissez « Aucun statut » pour l'effacer. ⚠️ Si agent commercial, veillez à renseigner son numéro RSAC ;
Informations site web : choisissez si vous souhaitez afficher le collaborateur sur votre site internet, avec ses coordonnées et une courte biographie (clients Avest Connect) ;
Droit et accès.
Il ne vous reste plus qu'à intégrer sa signature mail afin d'adapter les emails à votre charte graphique.
Vous pouvez saisir du texte, mettre en forme, importer des images, liens ainsi que du code HTML.
💡 Recommandation : si la signature mail est une image, importez la via ce bouton
Ajouter un utilisateur sur plusieurs agences du groupe
Si votre groupe compte plusieurs agences sur Avest, un même collaborateur peut travailler dans plusieurs d'entre elles avec un seul compte. Vous n'avez pas à lui créer un second compte : vous le rattachez à chaque agence supplémentaire depuis la fenêtre d'ajout d'utilisateur.
Prérequis
Être administrateur de l'agence à laquelle vous rattachez le collaborateur.
Le collaborateur a déjà un compte dans une autre agence du groupe.
Marche à suivre
Dans le sélecteur d'agence, en haut du menu latéral, choisissez l'agence à laquelle vous voulez rattacher le collaborateur.
Ouvrez les « Paramètres de l'agence », puis cliquez sur « Utilisateurs ».
Cliquez sur « Ajouter un utilisateur ».
En haut de la fenêtre, cliquez sur « Ajouter un utilisateur d'une autre agence du groupe ».
Tapez le nom du collaborateur dans la recherche, puis sélectionnez-le.
Vérifiez les champs préremplis. Le « Prénom », le « Nom » et le « Téléphone » sont repris de son compte et ne se modifient pas ici.
Adaptez si besoin pour cette agence l'« Email », l'« Intitulé du poste », l'« Accès » (Admin ou Standard) et l'« Assignation des leads » (Vente, Acquisition, Location / gestion).
Cliquez sur « Ajouter ».
La fenêtre d'ajout : cliquez sur le bouton du haut pour retrouver un collaborateur d'une autre agence du groupe.
Répétez ces étapes pour chaque agence supplémentaire.
Résultat
Le collaborateur apparaît dans la liste des utilisateurs de l'agence. Il garde le même compte et les mêmes identifiants de connexion, et passe d'une agence à l'autre avec le sélecteur d'agence.
Info : l'accès, l'email, l'intitulé du poste et l'assignation des leads se règlent agence par agence. Un collaborateur peut ainsi être Admin dans une agence et Standard dans une autre.
Si le collaborateur n'apparaît pas dans la recherche : contactez le support
💡 Bon à savoir
Les droits de l’utilisateur dépendent de l'accès choisi lors de la création.
Les informations et le rôle peuvent être modifiés ultérieurement depuis la liste des utilisateurs : menu « … » de la ligne, puis « Modifier ».
Un utilisateur peut être désactivé sans être supprimé, si nécessaire.