La pioche regroupe les fiches prospects vendeurs sans négociateur attribué. Tous les membres de l'agence la voient, et chaque négociateur peut s'y attribuer une fiche pour la traiter. Une fiche peut aussi y repartir automatiquement quand son premier appel n'a pas été passé dans le délai prévu : cet article explique quand et pourquoi.
Pourquoi une fiche part-elle automatiquement en pioche ?
Une fiche prospect à l'étape « Nouveau » repart automatiquement en pioche quand son premier appel de qualification reste en retard au-delà du délai paramétré pour votre agence. La fiche perd alors son négociateur et redevient disponible pour toute l'équipe.
Ce fonctionnement garantit qu'un nouveau prospect est pris en charge rapidement, même si le négociateur attribué n'a pas pu le traiter.
Une fiche créée à la main par un membre de l'agence ne repart jamais automatiquement en pioche : elle reste à son négociateur.
À quel moment une fiche part-elle en pioche ?
Une fiche part en pioche le soir, entre 21 h et 22 h, jamais en journée. Le départ ne se fait pas à la minute où le délai est atteint : Avest traite tous les départs en une fois, chaque soir.
Ce choix est volontaire : une fiche ne change pas d'attribution pendant qu'un négociateur la consulte ou la traite. Une fiche partie en pioche le soir ne signale donc pas un dysfonctionnement.
Comment se compte le délai de départ en pioche ?
Le délai de départ en pioche se compte en jours entiers, un jour au minimum. Il court à partir de la date prévue pour le premier appel, et non de l'arrivée du prospect. Seuls les jours d'ouverture de l'agence comptent : le dimanche par défaut, et les jours fériés si votre agence est fermée ces jours-là, ne sont pas décomptés.
Délai paramétré | La fiche peut partir en pioche |
1 jour | le soir du premier jour d’ouverture qui suit la date prévue du premier appel |
2 jours | le soir du deuxième jour d’ouverture qui suit cette date |
3 jours | le soir du troisième jour d’ouverture qui suit cette date |
Tant que le délai n'est pas atteint, la fiche reste attribuée à son négociateur. Une fiche dont le premier appel est réalisé dans le délai ne part pas en pioche.
Quel délai choisir ?
Nous recommandons un délai de 1 jour. Quand le premier appel est prévu le jour d'arrivée du prospect, le négociateur dispose de toute cette journée pour le passer : la fiche ne peut repartir en pioche que le soir du jour d'ouverture suivant.
Le délai ne se règle pas en heures : les départs étant traités une fois par soir, raisonnez en journées entières.
Qui peut modifier le délai de départ en pioche ?
Pour modifier le délai de départ en pioche de votre agence, contactez notre équipe support depuis le chat, dans le menu de gauche.
Si votre agence gère elle-même ses séquences automatiques, un administrateur de l'agence peut aussi modifier ce délai : dans le menu de l'agence, en haut à gauche, ouvrez « Automatisation », puis la séquence « Vendeur · Qualification (appels) ». À sa première étape, l'appel, le réglage « Si l'activité est en retard de » fixe le nombre de jours avant le passage de la fiche en « Pioche ».
Comment savoir qu’une fiche est partie en pioche ?
Ouvrez la fiche : dans l'onglet « Activités », une ligne au nom d'Avest indique le changement d'étape vers la pioche. Ce changement n'apparaît ni dans le fil d'activité de l'agence, sur la page d'accueil, ni dans ses compteurs.