Vous avez changé le statut d'un acquéreur, par exemple en « Offre acceptée », ou celui d'un mandat, et la fiche a disparu de votre vue ? La fiche n'a pas été supprimée. Le plus souvent, elle est simplement masquée par les filtres par défaut.
Astuce : tapez le nom de l'acquéreur ou la référence du mandat dans « Rechercher », en haut du menu de gauche. La recherche retrouve la fiche quelle que soit son étape, même archivée.
Causes possibles et solutions
Cause 1 : le filtre par défaut masque les étapes avancées (la plus fréquente)
Le Fichier acquéreurs affiche par défaut les fiches aux étapes « À qualifier » et « En recherche ». Lorsqu'une fiche passe en « En négociation », « Offre acceptée » ou « Achat signé », elle disparaît de la vue par défaut.
Il n'existe pas d'étape « Promesse signée » pour un acquéreur : une promesse ou un compromis signé correspond à l'étape « Offre acceptée ».
L'étape d'une fiche peut aussi changer sans que vous la modifiiez :
quand une de ses demandes de visite passe en « Intérêt / Négociation » ou « Offre formalisée », la fiche passe en « En négociation » ;
quand une de ses demandes de visite passe en « Offre acceptée », la fiche passe en « Offre acceptée » ;
quand le mandat lié passe en « Offre acceptée », « Promesse signée » ou « Clauses levées », la fiche passe en « Offre acceptée » ;
quand le mandat lié passe en « Vente signée », la fiche passe en « Achat signé ».
Solution :
Rendez-vous dans le Fichier acquéreurs.
Cliquez sur le filtre « Étapes » dans la barre de filtres. Il se trouve aussi dans le panneau « Tous les filtres », dont le bouton affiche « X filtres actifs » dès qu'un filtre est posé.
Cochez les étapes avancées comme « En négociation », « Offre acceptée » ou « Achat signé », ou cliquez sur « Tout sélectionner ».
La fiche réapparaît dans la liste.
En cochant les étapes avancées dans les filtres, vous retrouvez les fiches qui ne sont plus visibles par défaut.
Cause 2 : la fiche a été archivée
Une fiche à l'étape « Archive » n'apparaît plus dans la vue par défaut du Fichier acquéreurs. En plus de l'archivage manuel, deux actions archivent une fiche automatiquement :
« Marquer comme spam » sur le contact : toutes ses fiches acquéreurs encore ouvertes sont archivées. Retirer ensuite le contact du spam ne les désarchive pas.
« Faux numéro » signalé depuis Prospects acquéreurs : le prospect est archivé.
Solution :
Dans le Fichier acquéreurs, ouvrez le filtre « Étapes ».
Cochez « Archive ».
Ouvrez la fiche et cliquez sur « Désarchiver » en haut de la fiche, puis choisissez sa nouvelle étape, par exemple « En recherche ».
Cause 3 : vous avez traité la fiche depuis Prospects acquéreurs
La page Prospects acquéreurs ne liste que les acquéreurs « À qualifier » et ceux qui ont une nouvelle demande. Dès que vous classez la fiche « En recherche » ou que vous l'archivez, elle sort des prospects à traiter.
Solution :
Descendez en bas de Prospects acquéreurs, jusqu'à la section « Traité » : la fiche y reste 7 jours.
Passé ce délai, retrouvez-la dans le Fichier acquéreurs, en suivant les causes 1 et 2.
Cause 4 : vous avez changé l'étape d'un mandat
Un mandat est suivi dans Mandats de vente > Suivi des transactions, avec une colonne par étape : « Mandat signé », « Offre acceptée », « Promesse signée », « Clauses levées » et « Vente signée ». Passer d'une de ces étapes à une autre déplace simplement le mandat de colonne. Il ne quitte ce tableau que dans deux cas :
il est passé en « Transaction archivée » : il se trouve dans Mandats de vente > Mandats archivés ;
il est repassé en « Remise (R2) » : il est revenu dans Prospects vendeurs > Suivi des opportunités.
À noter : passer un acquéreur en « Offre acceptée » passe aussi le mandat choisi en « Offre acceptée », s'il n'était pas déjà à une étape plus avancée.
Solution :
Ouvrez Mandats de vente > Mandats archivés, ou Prospects vendeurs > Suivi des opportunités, colonne « Remise (R2) ».
Retrouvez le mandat. Pour le réactiver, cliquez sur « Désarchiver » en haut de la fiche et choisissez sa nouvelle étape.
Cause 5 : vous n'êtes pas sur la bonne agence
Dans un contexte multi-agences, un mandat est rattaché à une agence : les pages Mandats de vente n'affichent que les mandats de l'agence sélectionnée. Le Fichier acquéreurs, lui, affiche les fiches de toutes les agences auxquelles vous avez accès.
Solution :
Vérifiez le sélecteur d'agence en haut du menu de gauche.
Changez d'agence, ou choisissez « Toutes les agences », pour retrouver le mandat.
Cause 6 : un problème d'affichage temporaire
Dans de rares cas, l'affichage peut ne pas se mettre à jour immédiatement.
Solution :
Actualisez la page.
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Le problème persiste ?
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Le nom de l'acquéreur ou la référence du mandat concerné
Le changement d'étape effectué avant la disparition
L'agence sur laquelle vous êtes positionné
Une capture d'écran de votre fichier acquéreurs avec les filtres visibles